【干貨】在國外留學,如何使用地道的英語給學校打電話和發郵件?

2019-10-08 12:59:14 CACOS編輯部 | 關鍵詞閱讀 地道,英語,學校,打電話,發郵件

哈嘍大家好,又是我Kelsey!在國外留學時,相信大家經常要和學校的老師及工作人員打電話、發郵件,如何使用地道的英語完成這兩件事情于是就變得非常關鍵。和學校的工作人員溝通時,恰當的英語表達可以讓我們的問題得到迅速且合理的解決。和老師溝通時,恰當的英語表達一定能給TA留下很好的印象!

可惜的是,大部分中國留學生此前在國內缺乏類似的經驗,往往舉起電話或寫完郵件的開頭后就不知所措。今天,Kelsey就來為大家介紹一下使用英語打電話和發郵件的技巧~

 

使用英語發郵件要注意什么?

英語郵件最重要的就是Be polite and concise,也就是要禮貌和簡潔。你應當考慮你收郵件的對象是誰,他們看到你的郵件時候的第一反應是什么樣的。就像你的tutor,每天都要收到幾十封各種各樣的郵件,非常忙碌之余還要耐心解答回復。如果一封郵件簡潔明了,又簡明扼要、不失禮貌,那一定會給老師留下很好的第一印象。下面是一些寫作的建議。

郵件開頭:一般用“Dear+姓氏,Hello/Hi/Hey+名字,To whom it may concern”的方式。Hello和Dear相對正式,而Hi適中,Hey則很適合親密的小伙伴之間的表達。

雖然國外的老師一般都可以直呼其名,但是我的一個老師曾建議我們首次給老師發郵件的時候,最好用“Dear+姓氏”的表達開頭,這樣更得體。

就是說,不需要加任何Teacher/Professor的頭銜,也不要直接用老師的名字。只有當老師回復你第一封郵件以后,再稱呼老師名字比較妥當。

問候用語:一般的英語郵件的首句總是客套話。而我經常會使用的是“Hope this email finds you well”和“Hope you enjoy your weekends”,類似的客套話都是很棒的引入。

郵件正文:唯一的原則就是——單刀直入,表達清晰。第一句話就表達清楚你的訴求和疑惑,讓你的讀者可以迅速明白你這封郵件的目的是什么。

例如“I was wondering if… ”和 “Here I would like to inquire about…”

表達請求:此時,可以多多使用虛擬語態,也就是多多使用would和could,比如:

  • I would like to know if…

  • Could you let me know if…

  • Do you know if…

  • Could you please…

  • Would it be possible to…

  • We would appreciate if you could…

  • I was wondering if you could provide more information about…

并且,如果你是第一次給這個老師或者其他對象寫郵件,那么請在正文之前先簡單介紹一下你自己,不會顯得很唐突。

郵件結尾:為了保持一樣的禮貌和客套,結束一封郵件可以用:

  • I appreciate your assistance in this manner.

  • Thank you in advance and hope to…

如果有附件的話,可以用“Please refer to the attached document.”在落款時,建議使用“Best regards/Sincerely+名字”。

 

如何用地道的英語打電話?

在國外生活,很多情況下都需要用英語進行電話溝通,在此給大家一些英語對話的小建議吧

電話開頭一般都用“Hello/Hi”, 以“This is ….from…”簡單明了介紹自己的情況。需要轉接某個人時可以用“May I speak to… / Could I speak with …”

如果無法理解或者聽清電話那頭的內容,此時我們可以說:

  • Sorry, I can’t hear you very well.

  • Could you repeat that?

  • Would you mind speaking a little more slowly?

當要和某個人約定日期時間時可以用:

  • How about….

  • Would + 日期+ work for you?

  • What would you prefer/suggest?

提示大家,如果電話中想要咨詢問題,也應該多用虛擬語氣,例如could和would。無論是打電話還是寫郵件,精確和禮貌都是重要原則~

 

如何和國外學校工作人員求助?

一般求助學校工作人員都是可以直接找到學校的“學生服務中心”,你有任何的問題都可以在這里一站式解決,涉及面包括選課換課、海外教育、職業規劃、心理輔導、校園WIFI指導等等。

大家可以先在校園官網上查詢相關的內容,然后再去中心咨詢。面對這些和藹可親的工作人員時,要簡單表達自己的訴求。記得也要多多使用could和would的表達,表現出自己的禮貌。

其實,只要你善于觀察別人的語言表達,勇于開口,英語口語會自然而然更加流暢和地道的!祝大家學習順利~

易醬:感謝Kelsey小姐姐的分享!生活方面的經驗看公眾號就夠啦,但有關留學申請的問題,還是要咨詢你的顧問老師靠譜!大家可以戳下面的二維碼找到易申網的資深顧問,0中介費申請英澳名校~

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